学校档案管理制度

第一章 总则

第一条 为了加强档案管理工作，根据《中华人民共和国档案法》，结合我校实际情况，特制定本制度。

第二条 按照档案集中统一管理的原则，凡是我校的档案均由档案室统一管理，不允许分散保存或个人据为己有。

第三条 全体教职工应遵守本制度，主动承担收集、整理、归档和保护档案的义务。

第四条 档案是学校的宝贵财富。档案工作是办好学校的重要基础工作之一，是反映和衡量学校整体水平的一个重要标志。档案工作应纳入学校总体发展规划和年度计划，纳入学校管理制度和教职工的职责范围，并作为考核内容之一。档案工作还应做到四同步（布置、检查、总结、验收其它工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作）。

第二章 管理体制及其机构职责

第五条 档案室由校长分管，学校办公室具体负责，建立档案工作领导小组，负责指导，检查和协调档案工作。

第六条 校档案工作领导小组的组成与职责：
（一）组成：校长任组长，办公室主任任副组长，组员为各处室主任。
（二）职责：负责对各部门档案工作进行监督，检查；研究决定档案工作等重大事宜等。

第七条 档案室既是保存和保护学校档案的部门，同时又是开发利用档案资源的信息交流中心。

档案室的主要职责：
（一）宣传贯彻执行《档案法》等国家和地方关于档案工作的法令，政策和规定；执行上级主管部门下达的有关档案工作的指令和规范。
（二）协调全校档案工作，对各部门档案工作进行监督，指导和检查。
（三）制订和组织实施我校关于档案工作的规章制度，履行依法治档职责。
（四）负责我校档案和有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。
（五）严格执行保密制度。
（六）开展档案宣传、咨询活动，做好档案利用工作，充分发挥档案的功能，主动为学校各项工作服务，为师生员工和社会服务。
（七）开展档案编研工作和信息开发交流工作，发挥档案的信息源作用。
（八）开展档案理论和档案业务的研究，组织参加有关交流活动。
（九）组织全校专、兼职档案人员的业务学习与培训，负责指导各部门兼职档案人员的工作。
（十）做好防盗，防火，防尘，防鼠，防高温，防强光等"六防"工作，确保档案安全。

第八条 学校各部门均有履行《档案法》，做好本部门档案工作的责任和义务。
各部门的档案工作由各部门的主任领导，并将档案工作纳入各部门工作职责范围，并确定一名兼职档案员负责本部门具体的档案工作（收集，整理，归档，利用工作），做到人员落实，岗位落实，以保证档案工作的具体落实。各部门兼职档案员接受校综合档案业务指导和检查。各部门工作人员都有配合档案员做好自身档案工作的职责。

第三章 文件材料的形成与归档

第九条 各类文件材料的形成、积累、整理、归档是确保档案完整、准确、系统的基础。每位专、兼职档案员应按照工作程序和学校各部门归档范围进行材料的积累，并做到随办随归。

第十条 对于个人在从事学校工作的职责活动中形成的有保存价值的各种载体的文件材料，必须按照规定向档案室移交，任何个人不能据为己有。对于个人在非职务活动中形成的重要材料可按征集、代管、捐赠的方式处理。

第十一条 学校实行部门归档制度，各部门均系归档单位，校综合档案室按归档单位接收档案。

第十二条 按照《档案分类方案》我校档案共分八大类：文书档案、教育教学档案、教科研档案、基建档案、设备档案、会计档案、声像档案、实物档案等。

第十三条 归档要求

学校按照相关规定的原则和方法，进行以"件"为单位的管理，具体要求如下：
（一）质量要求
（1）各部门兼职档案员定期根据我校制定的《学校各部门归档范围》，向材料负责人收取归档材料，材料收集要求齐全、完整、准确。
（2）整理档案应遵循文件材料的形成规律和特点，并按照档案分类方案和档案保管期限表进行科学分类，区分保管期限并及时将办理完毕的材料，按文件级整理，以盒装的形式归档，并做到随办随归。
（3）学籍材料归档时以毕业时间、班级、姓名为标题，把学籍卡、体育合格登记表、健康卡、毕业生登记表、毕业证书存根等一整套材料作为一件归档。
（4）归档的文件材料同一类的应格式一致，装订工整，字迹图像清晰，符合规范的要求。盒内文件材料要求用A4纸打印，或用黑色碳素墨水（或蓝黑墨水）书写，禁止用圆珠笔，铅笔或纯蓝墨水，禁用复写。归档的文件材料原则上要求必须是原件。
（5）卷内文件材料要去掉金属物，对破损文件要用纸裱糊。
（6）图表、声像材料必须配有文字说明，标明内容、时间、作者。
（二）时间要求
各部门兼职档案员需按规定时间整理归档并及时向综合档案室移交。各类档案移交时，必须编写移交目录，交接双方根据移交目录进行核点，并履行签字手续。
（1）文书档案按年度归档，要求在次年的三月份前向综合档案室移交。
（2）教学档案按教学年度归档，（本年8月至次年7月止）要求在每学年结束前归档，十月底前向综合档案室移交。
（3）会计档案按会计年度归档，在次年三月底完成前一年档案工作，可在财务室保管一年后移交综合档案室。
（4）科技（基建、设备、教科研）档案：在设备开箱、工程竣工后归档。
（5）照片档案在照片冲洗后，由摄影者交各部门兼职档案员整理并编写文字说明后连同底片于每学年结束前向综合档案室移交。

第四章 档案管理

第十四条 按照《中华人民共和国保守国家档案法》对室藏档案实行密级保管。

第十五条 按照档案保管期限表对档案进行保管期限的划分。

第十六条 按照档案统计制度对档案的收进和移出，案卷数量，利用等情况进行统计，并定期上报主管部门。

第十七条 按照档案库房管理制度设专人负责库房管理，定期进行检查、清点，对于已破损，字迹不清的档案及时抢救，发现隐患立即向领导汇报解决。

第十八条 做好档案管理的基础工作，逐步实现档案的标准化，规范化和现代化管理。

第五章 档案的开放利用

第十九条 学校档案室应按照规定向全校和社会开放档案。

第二十条 综合档案室须为利用者提供便利和必要的检索工具（案卷目录、全引目录）。

第六章 档案的鉴定和销毁

第二十一条 校档案鉴定领导小组负责对室藏档案进行鉴定，对保管期限已满的档案，按规定进行销毁。

学校成立档案鉴定领导小组，其职责是调整密级和保管期限，提出销毁无保存价值档案的意见，写出鉴定报告，并经校长签字后销毁。销毁档案，应登记造册，履行批准手续，鉴定小组指定两人以上进行监销。监销人、批准人和鉴定小组成员都要在销毁档案清册上签字。未经批准，任何人不得销毁档案。

第七章 档案信息开发与编研

第二十二条 综合档案室应积极提供有价值的档案信息和编研成果，为学校的各项工作服务，为社会服务。